お役立ちブログ#03
HOME ＞ お役立ちブログ一覧
2025年05月26日
現場の写真、図面、書類…“もう探さない”ためのデジタル整理術
「○○現場の基礎工事前の写真、どこに保存したっけ？」
たった一言で社内がざわつく――。こんな経験はないでしょうか？
建設現場では、着工前・施工中・完成後など、各フェーズでの工事写真が求められます。特に、写真データは案件ごとに膨大な量になるケースも多く、その中には「あとからでは見えなくなる箇所」の記録など、再撮影ができない重要な情報も多く含まれます。
しかし、撮影した写真が現場ごとに分散していたり、個人のPCにあったり、社内NASに保存し忘れたりと、さまざまな原因で必要なときにすぐに見つからない…という場面、どの現場でも経験があるのではないでしょうか？
写真、図面、書類を探すことに手間をかけていると、細かい作業ではありますが積みあがって残業時間を増やしてしまうとともに、お客様からの信頼にも影響を与えます。
________________________________________
■なぜ整理がうまくいかないのか？属人管理と手動作業の限界
根本的な問題は、写真・図面・書類の管理に「面倒だな…」と思ってしまう多くの手作業が必要であることに尽きます。
• 写真を撮影して、ファイル名を変更する
• スマホやUSBからPCに取り込む
• NASやファイルサーバーの案件ごとのフォルダに保存
これらの作業は、一つ一つは大した手間ではないものの、日に何度も実施すると「後でやっておこう…」といった心理が働き、結果、ルールからの逸脱がどうしても発生してしまいます。
これらはルールの順守をいくら注意喚起してもなかなか是正は難しく、「小さいけれど見逃されている手間が存在すること」自体が根本的な問題です。
________________________________________
■Dropbox×LINE WORKSで現場が変わる。もう探さない仕組みづくり
実はこれらの根本的な問題は、DropboxとLINE WORKSを組み合わせることで、建設業に必要な「大量データの整理」と「現場とのスムーズな連携」の両方を実現できます。
【具体的な導入イメージ】
• スマートフォンで写真撮影（自動でファイル名を設定できるアプリと組み合わせれば、ファイル名の自動設定も可能）
• 撮影したデータをスマホからDropbox上の案件フォルダへ直接送信
• 現場で図面や書類が必要になった際は、会社側からLINE WORKSへDropboxのリンクを送付すれば、即時共有可能
• トラブルによる写真の確認や、工事後の作業完了報告書の作成時にデータを確認したいときは、Dropbox内で検索すれば即時確認・収集が可能に
こういった仕組みを導入することで、写真や資料を格納・共有・探索する細かい手間が一掃され
• 「あとで保存しよう」と忘れてしまうリスクの根絶
• 現場⇔本社間の情報共有が“即時”かつ“正確”に
• 必要な際に迅速にデータへアクセスでき、お客様や取引先との信頼が強化
といった効果が得られます。
特に今回ご紹介したDropboxは、大容量ファイルを即時・高速に連携できる点や、PC・スマホ・iPadすべてから高い操作性でアクセスできる点が他社製品と比較しても強みとなっており、大量のデータを頻繁に共有する場面に最適なソリューションです。
実際の建設業界の会社では、このような仕組みを導入することで、写真探しや格納漏れ確認といった非効率な作業が減り、月の残業時間が10～20時間削減できたといった声もあります。
________________________________________
■まずは、現場と社内をつなぐ“仕組み”から始めよう
これらの仕組みは、IT専任がいなくても、難しい設定なしに導入可能です。また、最初にルールさえ決めておけば、現場のメンバーもすぐに慣れていきます。
コストについても、IT導入補助金の対象となるケースがあり、費用を抑えながら導入することも可能です。
本センターでは、導入までに必要なタスクの整理や具体的な設定方法などを無償で支援しています。導入や事例についてご興味がある方は、お気軽に以下のフォームよりご連絡ください。
... お問合わせはこちら
本ブログでは、さまざまなSaaSソリューションについて、「現場で実際にどのように活用すれば効果が出るのか？」をテーマに、具体的な活用方法や事例を交えながら発信していきます。皆さまの業務改善に少しでもお役立ていただければ幸いです。